چرا کارشناسان سیستم های کنترل الکترونیکی ما را دوست دارند؟

وقتی عبارت "کنترل تایید شده توسط متخصص" را می شنوم، تصور نمی کنم که یک محصول همه مشکلات را حل کند. من به دنبال آزمایش واضح، طراحی عملی و شواهدی هستم که نشان دهد سیستم در تنظیماتی که قصد استفاده از آن را دارم کار می کند. سیستم های کنترل از طرق مختلف بر کار روزانه تأثیر می گذارند. یک ترموستات دمای اتاق را مدیریت می کند. یک پنل تولیدی سرعت دستگاه را تنظیم می کند. نرم افزار Access تصمیم می گیرد که چه کسی می تواند وارد ساختمان شود. هنگامی که کنترل به خوبی برنامه ریزی نشده باشد، خطاهای کوچک می تواند منجر به اتلاف انرژی، کندی عملیات، نگرانی های ایمنی یا خطاهایی شود که به سختی قابل یافتن هستند. یک راه حل کنترل مفید باید درک و مدیریت کار را آسان تر کند. ### بررسی تخصصی چه چیزی را باید پوشش دهد یک بررسی تخصصی باید با نیاز واقعی شروع شود. من می پرسم: - چه چیزی باید کنترل شود؟ - چه کسی از سیستم استفاده خواهد کرد؟ - اگر سیستم متوقف شود چه اتفاقی می افتد؟ - سیستم باید چقدر سریع پاسخ دهد؟ - آیا کارکنان بدون آموزش طولانی می توانند کنترل ها را درک کنند؟ - ایرادات چگونه گزارش خواهند شد؟ - آیا سیستم می تواند با تجهیزات موجود ارتباط برقرار کند؟ این سوالات به جداسازی یک سیستم کنترل مفید از سیستمی که فقط پیشرفته به نظر می رسد کمک می کند. یک کنترل پنل ممکن است دکمه ها و تنظیمات زیادی داشته باشد، اما اگر اپراتور نتواند عملکرد مناسب را پیدا کند، همچنان مشکل ایجاد می کند. هنگامی که کارکنان نیاز به پاسخ سریع دارند، یک طرح ساده تر می تواند مفیدتر باشد. ### به دنبال اثبات باشید، نه ادعاهای گسترده وقتی محصولات کنترل را مقایسه می‌کنم، به دنبال جزئیاتی می‌گردم که بتوان آنها را بررسی کرد. اطلاعات مفید ممکن است شامل موارد زیر باشد: - مشخصات محصول - الزامات نصب - جزئیات سازگاری - شرایط آزمایش - دستورالعمل های تعمیر و نگهداری - گزینه های پشتیبانی - بازخورد کاربر از تنظیمات مشابه یک خط کارخانه و یک دفتر کوچک نیازهای کنترلی یکسانی ندارند. یک سیستم طراحی شده برای یک محیط ممکن است قبل از اینکه در محیط دیگر به خوبی کار کند نیاز به تغییرات داشته باشد. ادعاهایی مانند "برای هر کسب و کاری کار می کند" یا "نیازی به نگهداری ندارد" شایسته بررسی دقیق هستند. تجهیزات کنترلی هنوز بر اساس طراحی و کاربردشان نیاز به بازرسی، به روز رسانی نرم افزار، تمیز کردن یا تعویض قطعه دارند. ### یک مثال عملی از یک انبار کوچک یک انبار کوچک زمانی از کنترل های جداگانه برای روشنایی، تهویه و دما استفاده می کرد. کارکنان مجبور بودند در طول هر شیفت چندین پانل را بررسی کنند. این فرآیند زمان بر بود و یک منطقه اغلب پس از پایان کار با چراغ روشن می ماند. این شرکت روال روزانه خود را بررسی کرد و کنترل ها را در یک رابط گروه بندی کرد. برچسب‌های واضحی اضافه کرد و سطوح دسترسی ساده را برای مدیران و اپراتورها ایجاد کرد. راه‌اندازی جدید همه کارها را حذف نکرد. کارگران همچنان تجهیزات را چک می کردند و به هشدارها پاسخ می دادند. تفاوتشان این بود که شرایط اصلی را یک جا می دیدند. این سردرگمی را کاهش داد و بررسی‌های معمول را آسان‌تر کرد. نتیجه از تطبیق سیستم با گردش کار حاصل شد، نه از افزودن ویژگی های بیشتر. ### چگونه یک راه حل کنترل را ارزیابی می کنم، از یک فرآیند بررسی ساده استفاده می کنم. 1. مشکل فعلی را توصیف کنید من آنچه را امروز دشوار است می نویسم. ممکن است کار دستی مکرر، هشدارهای نامشخص، دمای ناهموار یا کنترل دسترسی محدود باشد. 2. یک هدف قابل اندازه گیری تعیین کنید ** هدف باید به راحتی قابل درک باشد. به عنوان مثال می توان به زمان بازرسی کوتاه تر، تنظیمات دستی کمتر، یا اعلان های واضح تر خطا اشاره کرد. **3. شرایط کار را بررسی کنید دما، گرد و غبار، رطوبت، دسترسی به شبکه، منبع تغذیه و مهارت های کاربر همگی می توانند بر عملکرد تأثیر بگذارند. این جزئیات باید قبل از نصب بررسی شوند. 4. تجربه کاربری را آزمایش کنید افرادی که هر روز از سیستم استفاده می کنند باید آن را امتحان کنند. اگر اپراتورها نتوانند صفحه نمایش را درک کنند یا تنظیماتی را تنظیم کنند، ممکن است طراحی نیاز به تغییرات داشته باشد. 5. بررسی نیازهای تعمیر و نگهداری من بررسی می‌کنم که هر چند وقت یک‌بار سیستم نیاز به بازرسی دارد و آیا قطعات جایگزین یا پشتیبانی فنی در دسترس است یا خیر. 6. اجرای آزمایشی محدود یک آزمایش کوچک می تواند مشکلات را قبل از نصب کامل نشان دهد. همچنین به کارکنان زمان می دهد تا کنترل ها را یاد بگیرند. ### کنترل باید از مردم پشتیبانی کند یک سیستم کنترل نباید باعث شود کاربران حدس بزنند چه اتفاقی در حال رخ دادن است. پاک کردن برچسب ها، صفحه های قابل خواندن، هشدارهای مفید و مجوزهای معقول می تواند اشتباهات را کاهش دهد. به دسترسی دستی هم توجه می کنم. اگر شبکه از کار بیفتد یا یک حسگر از کار بیفتد، کارکنان به روشی مطمئن برای بررسی تجهیزات و پیگیری فرآیند پشتیبان نیاز دارند. آموزش هم مهمه یک راهنمای کوتاه با مثال های واقعی اغلب بیشتر از یک سند طولانی پر از اصطلاحات فنی کمک می کند. ### سوالاتی که باید از یک تامین کننده بپرسید قبل از انتخاب تامین کننده، می خواهم بپرسم: - سیستم برای چه نوع محیطی طراحی شده است؟ - با کدام تجهیزات می تواند وصل شود؟ - اگر برق یا دسترسی به شبکه قطع شود چه اتفاقی می‌افتد؟ - هشدارها چگونه ارائه می شوند؟ - آیا می توان مجوزهای کاربر را تنظیم کرد؟ - شامل چه آموزشی است؟ - کدام قطعات نیاز به تعمیر و نگهداری منظم دارند؟ - چه اطلاعاتی برای آزمایش مستقل در دسترس است؟ - به روز رسانی نرم افزار چگونه مدیریت می شود؟ - پس از نصب چه پشتیبانی در دسترس است؟ پاسخ‌های واضح به نشان دادن اینکه آیا محصول با پروژه مطابقت دارد یا خیر کمک می‌کند. "تأیید شده توسط متخصص" باید به این معنی باشد که افراد واجد شرایط طرح، مورد استفاده، آزمایش و طرح پشتیبانی را بررسی کرده اند. نباید به عنوان جایگزینی برای شواهد استفاده شود. برای من، کنترل خوب اضافه کردن تنظیمات بیشتر نیست. این در مورد کمک به مردم برای درک شرایط، واکنش به تغییرات، و ثابت نگه داشتن کار روزانه است. یک بررسی دقیق، یک آزمایش مناسب و برنامه‌ریزی تعمیر و نگهداری واضح می‌تواند استفاده از سیستم را آسان‌تر کند و اعتماد را آسان‌تر کند.

بسیاری از کسب و کارها مشکلی ندارند زیرا تیم های آنها تلاش نمی کنند. آنها با مشکل مواجه می شوند زیرا کار روزانه در ابزارهای زیادی پخش می شود، با دست تکرار می شود یا در صفحات گسترده خصوصی پنهان می شود. من دیده ام که کارکنان فروش جزئیات مشتری را از ایمیل ها در یک CRM کپی می کنند، تیم های مالی همان ارقام را در سه فایل بررسی می کنند و مدیران قبل از تصمیم گیری منتظر به روز رسانی هستند. این تاخیرهای کوچک ایجاد می شود. کاری که ده دقیقه طول می کشد ممکن است صدها بار در هر ماه اتفاق بیفتد. یک سیستم هوشمندتر به افراد کمک می کند زمان کمتری را صرف جستجو، بررسی و تکرار کار کنند. این به هر فرد دید واضحی از آنچه باید بیفتد، مالک آن و آنچه در آینده خواهد آمد، می دهد. ### کار را با کارهایی که سرعت افراد را کند می کند شروع کنید. از تیم بپرسید: - کدام کار بیشترین تلاش دستی را می گیرد؟ - خطاها اغلب در کجا ظاهر می شوند؟ - یافتن کدام اطلاعات سخت است؟ - مشتریان کجا منتظر پاسخ هستند؟ - کدام گزارش ها با کپی داده ها بین فایل ها تهیه می شوند؟ یک تیم فروش ممکن است متوجه شود که پیگیری سرنخ مشکل اصلی است. یک تیم خدماتی ممکن است متوجه شود که درخواست‌های مشتری به صندوق‌های ورودی مختلف ارسال می‌شود. یک انبار ممکن است زمان بررسی موجودی در چندین سیستم را از دست بدهد. بهترین مکان برای شروع معمولاً کاری است که اغلب اتفاق می افتد و نتیجه واضحی دارد. بهبود آن کار اندازه گیری ارزش را آسان تر می کند. ### اطلاعاتی را که مردم قبلاً استفاده می‌کنند وصل کنید بسیاری از تیم‌ها به داده‌های بیشتری نیاز ندارند. آنها به همان داده ها نیاز دارند تا راحت تر حرکت کنند. فرم مشتری می تواند اطلاعات تماس را به یک CRM ارسال کند. یک سفارش جدید می تواند یک وظیفه برای تیم خدمات ایجاد کند. به‌روزرسانی پرداخت می‌تواند به مدیر حساب اطلاع دهد. تغییر سهام می تواند نمای فروش را به روز کند. این بدان معنا نیست که هر ابزاری باید جایگزین شود. ترجیح می‌دهم تنظیمات فعلی را مرور کنم و قطعات مفید را در صورت امکان وصل کنم. یک اتصال ساده بین دو سیستم ممکن است ساعات کار دستی را در هر هفته حذف کند. قوانین داده های پاک در اینجا اهمیت دارند. تیم باید در مورد نام‌ها، تاریخ‌ها، فیلدهای مشتری و برچسب‌های وضعیت به توافق برسند. اگر فردی بنویسد "در حال انجام" و دیگری از "در حال انتظار" استفاده کند، ممکن است خواندن گزارش ها دشوار شود. ### به هر کار یک مالک واضح بدهید اتوماسیون نمی‌تواند فرآیندی را که مالک ندارد برطرف کند. هر مرحله باید نشان دهد: - چه کسی کار را شروع می کند - چه اطلاعاتی لازم است - چه کسی نتیجه را بررسی می کند - زمانی که کار کامل می شود - اگر مشکلی پیش بیاید چه اتفاقی می افتد. سرنخ فروش نباید بدون اقدام بعدی باز بماند. گزارش نباید به یک کارمند که از کار دور است بستگی داشته باشد. من متوجه شدم که مالکیت واضح کار تیمی را حتی قبل از هر گونه تغییر نرم افزاری بهبود می بخشد. مردم می دانند به کجا نگاه کنند، چه چیزی را به روز کنند و چه زمانی درخواست کمک کنند. ### از داشبوردهای ساده برای تصمیم گیری های مفید استفاده کنید داشبورد باید به سوالات عملی پاسخ دهد. نیازی به نمایش هر شماره در کسب و کار نیست. یک مدیر فروش ممکن است نیاز به دیدن موارد زیر داشته باشد: - سرنخ های جدید در این هفته - سرنخ های در انتظار تماس - فرصت های باز - میانگین زمان پاسخگویی - فروش بر اساس منبع یک مدیر خدمات ممکن است بیشتر به این موارد اهمیت دهد: - درخواست های باز - درخواست هایی که تاریخ هدفشان گذشته است - مشکلات رایج مشتری - حجم کاری توسط اعضای تیم - درخواست های حل شده هدف این نیست که داشبورد شلوغ به نظر برسد. هدف این است که به کسی کمک کنید تا بدون باز کردن چندین فایل، اقدام بعدی را انتخاب کند. ### فرآیند را با یک گروه کوچک آزمایش کنید. تغییرات سیستمی بزرگ اغلب باعث سردرگمی می‌شوند، زیرا تغییرات زیادی در یک زمان اتفاق می‌افتد. من یک تست کوچک را ترجیح می دهم. یک تیم می تواند برای مدت کوتاهی از فرآیند جدید استفاده کند در حالی که کسب و کار بررسی می کند: - آیا وظایف در زمان مناسب ایجاد می شوند؟ - آیا درک اطلاعات آسان است؟ - آیا مراحلی تکرار می شود؟ - آیا کارکنان می‌دانند در مواقعی که داده‌ها از دست رفته است چه کاری انجام دهند؟ - آیا این فرآیند انتظار را کاهش می دهد یا کار دستی؟ به عنوان مثال، یک شرکت تعمیر محلی به جای پذیرش کار از طریق چندین حساب ایمیل شخصی، یک فرم درخواست آنلاین را معرفی کرد. تیم دفتر می تواند درخواست، جزئیات مشتری، تاریخ خدمات ترجیحی و تکنسین اختصاص داده شده را در یک مکان ببیند. این شرکت هنوز برای بررسی هر درخواست به پرسنل نیاز داشت، اما تعداد مشاغل کمتری در دوره‌های شلوغ از دست رفت. این بهبود از جریان شفاف‌تر حاصل شد، نه از حذف افراد از فرآیند. ### نتایجی را که مردم می توانند درک کنند اندازه گیری کنید یک سیستم هوشمند باید تغییری را در کار روزانه نشان دهد. اقدامات مفید ممکن است شامل موارد زیر باشد: - زمان صرف شده برای وارد کردن دستی داده ها - زمان پاسخگویی مشتری - تعداد کارهای عقب افتاده - تعداد خطاهای داده - کار انجام شده به ازای هر عضو تیم - درخواست هایی که بدون پیگیری مکرر رسیدگی می شوند مجموعه کوچکی از اقدامات را انتخاب کنید. اگر تیم تعداد زیادی را دنبال کند، توجه می تواند از خود کار دور شود. همچنین از کارمندان می‌پرسم که فرآیند پس از تغییر چگونه است. یک گزارش ممکن است خطاهای کمتری را نشان دهد، در حالی که کارکنان ممکن است اشاره کنند که یک مرحله هنوز کند یا گیج کننده است. هر دو نوع بازخورد به شکل گیری یک سیستم بهتر کمک می کند. ### مردم را درگیر نگه دارید فناوری زمانی بهترین کار را می کند که افرادی که از آن استفاده می کنند بتوانند ارزش آن را توضیح دهند. کارکنان ممکن است در برابر جریان کاری جدید مقاومت کنند اگر فقط بشنوند که "کارآمدتر" است. آنها باید بدانند که چگونه بر روز خود تأثیر می گذارد. آیا درخواست های تکراری کمتری دریافت خواهند کرد؟ آیا زمان کمتری برای تهیه گزارش صرف می کنند؟ آیا یافتن اطلاعات مشتری آسان تر خواهد بود؟ جلسات آموزشی کوتاه، دستورالعمل های واضح و یک راه ساده برای گزارش مشکلات می تواند کمک کننده باشد. همچنین توصیه می‌کنم پس از راه‌اندازی فرآیند را بررسی کنید. سیستمی که برای یک تیم پنج نفره کار می‌کند ممکن است وقتی تیم رشد می‌کند نیاز به تغییرات داشته باشد. سیستم های هوشمندتر در مورد افزودن ابزارهای بیشتر نیستند. آنها در مورد حذف کارهای قابل اجتناب، آسان کردن استفاده از اطلاعات و دادن مسیری روشن از کار به نتیجه به افراد هستند. وقتی یک فرآیند کسب و کار را بررسی می کنم، به دنبال سه چیز می گردم: تلاش مکرر، مالکیت نامشخص، و اطلاعات از دست رفته. رفع این بخش‌ها می‌تواند تجربه مشتری را بهبود بخشد و به تیم‌ها زمان بیشتری برای کارهایی که نیاز به قضاوت، مراقبت و توجه انسانی دارد بدهد.

من محصولی را انتخاب نمی کنم زیرا روی صفحه نمایش چشمگیر به نظر می رسد. من آن را انتخاب می کنم زیرا زمانی که روز شلوغ می شود، سطح ناهموار است، دما تغییر می کند یا چند نفر به طور همزمان به آن تکیه می کنند، کار می کند. این استاندارد پشت هر محصولی است که برای نیازهای روزانه ساخته شده است. یک محصول مفید باید با روش کار افراد مطابقت داشته باشد. باید درک آن آسان، نگهداری آن ساده و به اندازه کافی برای استفاده منظم قوی باشد. این باید به کاربران کمک کند تا یک کار را بدون اضافه کردن مراحل اضافی انجام دهند. من به جزئیاتی که بر استفاده روزانه تأثیر می گذارد توجه می کنم: - یک کاربر جدید چقدر سریع می تواند آن را یاد بگیرد؟ - آیا می تواند استفاده مکرر را تحمل کند؟ - آیا تمیز کردن، تعمیر یا تنظیم آن آسان است؟ - آیا خارج از شرایط عالی عملکرد خوبی دارد؟ - آیا کاربر می تواند آن را بدون تجهیزات خاص حمل، ذخیره یا نصب کند؟ - آیا مواد و مشخصات به وضوح توضیح داده شده است؟ این سوالات اهمیت دارند زیرا عملکرد محصول به تنهایی در یک نمایشگاه سنجیده نمی شود. در کارگاه ها، ادارات، انبارها، خانه ها و مناطق کار در فضای باز آزمایش می شود. یک تیم انبار کوچک را تصور کنید که هر روز صبح سفارشات را آماده می کند. آنها به تجهیزاتی با کنترل های پیچیده یا ویژگی هایی که به ندرت از آنها استفاده می کنند نیاز ندارند. آنها به عملیات قابل اعتماد، دستورالعمل های واضح و دسترسی به تعمیر و نگهداری اولیه نیاز دارند. طرحی که در هر سفارش چند مرحله صرفه جویی می کند، می تواند کار را در کل روز آسان تر کند. همین ایده در مورد یک سرویس نیز صدق می کند. یک سرویس خوب نباید باعث شود مشتری حدس بزند که چه اتفاقی می افتد. من یک فرآیند واضح را ترجیح می دهم: 1. مشتری وظیفه و شرایط کاری را توضیح می دهد. 2. ارائه دهنده الزامات و محدودیت ها را بررسی می کند. 3. مشتری گزینه های مناسب با قیمت گذاری یا مشخصات مشخص را دریافت می کند. 4. هر دو طرف جزئیات تحویل، پشتیبانی و نگهداری را تایید می کنند. 5. تیم خدمات پس از استفاده برای شناسایی پیشرفت های عملی پیگیری می کند. این فرآیند به مشتریان اطلاعات کافی برای انتخاب صحیح می دهد. همچنین سوء تفاهم ها را قبل از شروع خرید یا پروژه کاهش می دهد. مواد نیز مهم است. محصولی که در داخل خانه استفاده می شود ممکن است نیاز به ساختار متفاوتی نسبت به محصولی داشته باشد که در معرض گرد و غبار، رطوبت، حرکت یا حمل و نقل مکرر قرار دارد. من قبل از پیشنهاد راه حل به محیط نگاه می کنم. انتخاب مناسب به حجم کاری، روال مراقبت، فضای موجود و بودجه کاربر بستگی دارد. هیچ محصولی برای هر شرایطی مناسب نیست. یک توصیه مسئولانه توضیح می دهد که کجا یک محصول خوب کار می کند و کجا ممکن است گزینه دیگری مناسب تر باشد. محدودیت های واضح باعث ایجاد اعتماد می شود زیرا مشتریان می توانند پیرامون آن ها برنامه ریزی کنند. دیدگاه من ساده است: طراحی مفید با مشاهده شروع می شود. من به نحوه کار افراد گوش می دهم، مشکلاتی را که با آنها روبرو می شوند مطالعه می کنم و مراحلی را که باعث تاخیر یا سردرگمی می شوند حذف می کنم. نتیجه باید از اولین استفاده عملی به نظر برسد، نه تنها در توضیحات محصول خوب به نظر برسد. ساخته شده برای خواسته های روزانه یعنی آماده بودن برای کارهای واقعی، شرایط متغیر و افرادی که به نتیجه بستگی دارند.

وقتی تجهیزات، سیستم ها یا عملیات روزانه را مدیریت می کنم، به کنترلی نیاز دارم که واضح و قابل اعتماد به نظر برسد. می‌خواهم بدانم چه اتفاقی می‌افتد، تنظیمات را بدون سردرگمی تنظیم کنم، و وقتی شرایط تغییر کرد، پاسخ بدهم. این ایده ای است که در پس کنترل وجود دارد که می توانید به آن اعتماد کنید. یک راه حل کنترل خوب نباید کار را سخت تر کند. این باید به من کمک کند تا وضعیت هر فرآیند را ببینم، تنظیمات آگاهانه را انجام دهم، و مدیریت کارهای معمول را آسان‌تر کنم. اطلاعات واضح از تصمیمات بهتر پشتیبانی می کند. می‌توانم تنظیمات کلیدی را از یک مکان بررسی کنم، تغییرات را در صورت وقوع دنبال کنم، و فعالیت‌های غیرمعمول را قبل از تأثیرگذاری بر عملیات گسترده‌تر شناسایی کنم. برچسب‌های ساده و چیدمان تمیز زمان را برای جستجوی عملکرد مناسب کاهش می‌دهند. من همچنین به کنترلی نیاز دارم که با روش کار من مطابقت داشته باشد. هر تیم دارای تجهیزات، برنامه ها و عادات عملیاتی متفاوتی است. یک سیستم مفید گزینه های عملی را بدون اینکه مجبورم کند هر قسمت از گردش کارم را تغییر دهم، به من می دهد. پاسخ قابل اعتماد نیز به همان اندازه اهمیت دارد. وقتی تنظیماتی را تغییر می‌دهم، سیستم باید آنچه اتفاق افتاده را نشان دهد. هنگامی که یک هشدار ظاهر می شود، پیام باید موضوع را به زبانی که من می توانم توضیح دهد. این به من کمک می کند تا به جای حدس زدن تصمیم بگیرم چه چیزی را بررسی کنم. یک تیم بسته بندی کوچک ممکن است از این رویکرد برای مدیریت سرعت نوار نقاله، تنظیمات دما و تغییرات شیفت استفاده کند. اپراتور می تواند وضعیت فعلی را بررسی کند، تنظیمات تایید شده را تنظیم کند و آنچه را تغییر داده است ثبت کند. تیم تعمیر و نگهداری می تواند از همان اطلاعات در هنگام بررسی یک عیب استفاده کند. هر فردی جزئیات مربوط به کار خود را می بیند. این نوع دیدگاه مشترک می‌تواند سؤالات تکراری را کاهش دهد و از انتقال نرم‌تر پشتیبانی کند. من همچنین به دنبال کنترلی هستم که از دسترسی مسئولانه پشتیبانی کند. کاربران مختلف ممکن است به مجوزهای متفاوتی نیاز داشته باشند. یک اپراتور ممکن است تنظیمات روزانه را تنظیم کند، در حالی که یک مدیر فعالیت را بررسی می کند یا تغییرات گسترده تری را تأیید می کند. این ساختار به محافظت از تنظیمات مهم بدون مسدود کردن کار عادی کمک می کند. رویکرد ترجیحی من ساده است: - نمایش اطلاعاتی که نیاز دارم - یافتن اقدامات معمول را آسان می کند - هشدارها را به زبان ساده توضیح می دهد - تغییرات مفید را ثبت می کند - دسترسی به نقش هر کاربر مطابقت دارد - بررسی پشتیبانی هنگام بروز مشکل کنترل نباید به حدس و گمان بستگی داشته باشد. باید دید واضح، روش معقولی برای عمل و اطلاعات کافی برای درک نتیجه به من بدهد. وقتی می‌توانم ببینم چه اتفاقی می‌افتد و با اطمینان تغییراتی ایجاد کنم، مدیریت کار روزانه آسان‌تر می‌شود. این همان چیزی است که کنترلی که می توانید به آن اعتماد کنید باید فراهم کند: عملیات روشن، دسترسی عملی و پشتیبانی برای تصمیم گیری های بهتر.

عملکرد بهتر از افزودن ابزارهای بیشتر به یک عملیات شلوغ حاصل نمی شود. این امر ناشی از آسان‌تر کردن کار روزانه برای اندازه‌گیری، مدیریت و بهبود است. من اغلب می بینم که تیم ها با مشکلات مشابهی روبرو هستند: فرآیندهای کند، اولویت های نامشخص، کارهای دستی مکرر و گزارش هایی که پس از تصمیم گیری به دست می آیند. این مسائل می تواند بر خروجی، کیفیت خدمات و اعتماد به تیم تأثیر بگذارد. یک برنامه عملکرد عملی با روشی که امروز انجام می شود شروع می شود. با یک خط مبنا روشن شروع کنید من با نگاهی به مجموعه کوچکی از اقدامات مفید شروع می کنم: - زمان تکمیل کار - نرخ خطا یا دوباره کاری - زمان پاسخگویی مشتری - تولید یا خروجی خدمات - هزینه مرتبط با هر فرآیند - زمان صرف شده کارکنان برای کارهای تکراری یک خط پایه چیزی برای مقایسه به تیم می دهد. بدون آن، یک کسب و کار ممکن است پول خود را برای نرم افزار یا تجهیزات جدید خرج کند بدون اینکه بداند آیا عملکرد بهبود یافته است یا خیر. اندازه گیری باید با هدف مطابقت داشته باشد. اگر پشتیبانی مشتری نگرانی اصلی باشد، زمان پاسخ و نرخ وضوح ممکن است ارزش بیشتری نسبت به بازدید از صفحه یا حجم کل بلیط ارائه دهد. نقاطی که کار را کند می کند بیابید بسیاری از مشکلات عملکردی در مراحل معمولی پنهان هستند. درخواست مشتری ممکن است قبل از اینکه به تیم مناسب برسد، از چندین نفر عبور کند. یک گزارش ممکن است به داده هایی از فایل های مختلف نیاز داشته باشد. یک کارمند ممکن است همان اطلاعات را در دو سیستم وارد کند. هر مرحله ممکن است کوچک به نظر برسد، با این حال تاخیر ترکیبی ممکن است پرهزینه باشد. من روند را از ابتدا تا انتها ترسیم می کنم و می پرسم: - کار کجا منتظر می ماند؟ - کدام کار تکرار می شود؟ - خطاها کجا ظاهر می شوند؟ - چه کسی به اطلاعات بعدی نیاز دارد؟ - کدام مرحله به تایید دستی بستگی دارد؟ - چه چیزی را می توان حذف، ساده یا اندازه گیری کرد؟ این بررسی اغلب نشان می دهد که مسئله اصلی کمبود تلاش نیست. خود این فرآیند ممکن است کار اضافی ایجاد کند. از ابزارهایی استفاده کنید که مشکل واضحی را حل کنند فناوری می تواند عملکرد بهتری را در زمانی که به نیاز خاصی متصل می شود پشتیبانی کند. داشبورد مشترک می تواند به مدیران کمک کند تا کارهای باز و روند خدمات را ببینند. یک هشدار خودکار می تواند پیگیری های از دست رفته را کاهش دهد. یک فرم ساده می تواند از ورود اطلاعات ناقص به گردش کار جلوگیری کند. سیستمی که داده‌های فروش، خدمات و موجودی را به هم متصل می‌کند، می‌تواند ورود تکراری را کاهش دهد. من پیشرفت های کوچکی را ترجیح می دهم که افراد بتوانند بدون جلسات آموزشی طولانی از آنها استفاده کنند. یک ابزار جدید باید به سه سوال پاسخ دهد: 1. چه مشکلی را حل می کند؟ 2. چه کسی از آن استفاده خواهد کرد؟ 3. نتیجه چگونه اندازه گیری خواهد شد؟ اگر پاسخ ها نامشخص باشند، ابزار ممکن است به جای حذف مراحل بیشتری را اضافه کند. به افراد مالکیت واضح بدهید عملکرد زمانی بهبود می یابد که هر وظیفه صاحب مشخصی داشته باشد. یک عضو تیم باید بداند که چه کاری باید انجام شود، چه زمانی باید انجام شود، کار خوب چگونه به نظر می رسد، و چه کسی می تواند در هنگام بروز مشکل کمک کند. مسئولیت مبهم اغلب باعث تأخیر می شود، زیرا افراد زیادی انتظار دارند شخص دیگری اقدام کند. توصیه می‌کنم از شرح وظایف ساده با موارد زیر استفاده کنید: - یک صاحب نام - یک نتیجه مورد انتظار - یک تاریخ سررسید - یک نقطه بررسی - یک مسیر تشدید واضح این ساختار از پاسخگویی بدون تبدیل هر کار به یک فرآیند تأیید طولانی پشتیبانی می‌کند. بررسی نتایج با داده های مفید بررسی عملکرد باید منجر به تصمیم گیری شود، نه فقط یک گزارش طولانی تر. من به دنبال تغییرات در خروجی، کیفیت، هزینه و تجربه مشتری هستم. یک متریک واحد می تواند تصویری ناقص ارائه دهد. به عنوان مثال، یک تیم ممکن است بلیط های پشتیبانی بیشتری را ببندد در حالی که رضایت مشتری کاهش می یابد. سرعت بهبود یافته است، اما تجربه خدمات ضعیف شده است. یک بررسی متوازن ممکن است موارد زیر را با هم مقایسه کند: - کمیت کار تکمیل شده - کیفیت کار تکمیل شده - زمان مورد نیاز - بازخورد مشتری - حجم کار کارکنان این دیدگاه به رهبران کمک می کند تا ببینند آیا یک تغییر نتیجه سالمی ایجاد می کند یا خیر. یک مثال ساده یک خرده فروش آنلاین کوچک را تصور کنید که تیمش با بررسی سه فایل جداگانه به سوالات مشتریان پاسخ می دهد. هر پاسخ چند دقیقه طول می کشد و اطلاعات موجودی گاهی قدیمی است. کسب‌وکار می‌تواند روند را ترسیم کند، یک نمای سهام مشترک ایجاد کند و یک راهنمای پاسخ استاندارد برای سؤالات رایج اضافه کند. سپس تیم می تواند زمان پاسخگویی، دقت پاسخ و تماس های مشتری را تکرار کند. هدف این نیست که هر پاسخی یکسان به نظر برسد. هدف کاهش جستجوی قابل اجتناب است تا کارکنان زمان بیشتری برای سوالاتی که نیاز به توجه شخصی دارند داشته باشند. عادت بهبود مستمر را ایجاد کنید وقتی بهبود بخشی از کار عادی شود، حفظ عملکرد بهتر آسان تر است. من یک چرخه بازبینی کوتاه را پیشنهاد می‌کنم: - یک فرآیند را انتخاب کنید - عملکرد فعلی آن را ثبت کنید - یک تغییر متمرکز ایجاد کنید - نتایج را تماشا کنید - تغییر را حفظ کنید، تنظیم کنید یا حذف کنید این رویکرد اختلال را محدود می‌کند و راهی واضح برای یادگیری به تیم می‌دهد. همچنین به جلوگیری از پیشرفت پروژه های بزرگ بدون شواهد مفید کمک می کند. قوی ترین برنامه های عملکردی افراد، فرآیندها و اندازه گیری ها را به هم متصل می کند. وقتی یک تیم هدف را درک کند، از پشتیبانی مناسب برخوردار باشد و بتواند تأثیر کار خود را ببیند، مدیریت پیشرفت آسان‌تر می‌شود. عملکرد خوب این نیست که مردم را به انجام کارهای بیشتر به هر قیمتی وادار کنیم. این در مورد حذف تلاش های بیهوده و دادن مسیر بهتر به کار مفید است.

وقتی با یک ارائه‌دهنده خدمات کار می‌کنم، به چیزی بیش از یک وعده صیقلی نیاز دارم. من به ارتباطات واضح، تحویل قابل اعتماد، راه حل های عملی و تیمی نیاز دارم که بفهمد تاخیرهای کوچک چگونه می توانند کل پروژه را تحت تاثیر قرار دهند. به همین دلیل است که بسیاری از متخصصان به دنبال شریکی هستند که بتواند بدون ایجاد کار اضافی در جریان کار آنها قرار بگیرد. ما بر جزئیاتی تمرکز می کنیم که در طول عملیات روزانه اهمیت دارند. ارتباطات واضح از ابتدا می خواهم بدانم چه اتفاقی خواهد افتاد، چه زمانی اتفاق خواهد افتاد و چه اطلاعاتی از من نیاز دارید. فرآیند ما حول ارتباط مستقیم، جزئیات واضح پروژه و به‌روزرسانی‌های مکتوب است. شما می توانید انتظار داشته باشید: - یک بررسی واضح از نیازهای خود - یک طرح پروژه عملی - قابل تحویل تعریف شده - جدول زمانی توافق شده - به روز رسانی منظم پیشرفت - یک نقطه تماس واضح این رویکرد به کاهش سوالات تکراری کمک می کند و از تبدیل شدن مسائل کوچک به مشکلات بزرگتر جلوگیری می کند. راه حل هایی که بر اساس وظیفه واقعی ساخته شده اند هر کسب و کاری گردش کار متفاوتی دارد. راه حلی که برای یک شرکت کار می کند ممکن است برای شرکت دیگری مناسب نباشد. ما زمان می‌گذاریم تا بفهمیم تیم شما چگونه کار می‌کند، مشتریان شما چه انتظاراتی دارند و معمولاً تأخیرها یا خطاها در کجا ظاهر می‌شوند. این اطلاعات به ما کمک می کند به جای ارائه یک بسته استاندارد که ممکن است با نیازهای شما مطابقت نداشته باشد، یک رویکرد مناسب را توصیه کنیم. به عنوان مثال، یک کسب و کار خرده فروشی کوچک ممکن است به یک فرآیند ساده نیاز داشته باشد که مدیریت آن برای یک تیم پر مشغله آسان باشد. یک شرکت خدماتی در حال رشد ممکن است به هماهنگی بهتری بین فروش، عملیات و پشتیبانی مشتری نیاز داشته باشد. هدف اضافه کردن مراحل بیشتر نیست. هدف این است که مراحل درست را آسان تر دنبال کنید. کار قابل اعتماد که متناسب با برنامه شماست تیم های حرفه ای اغلب چندین کار را همزمان مدیریت می کنند. به روز رسانی از دست رفته یا انتقال نامشخص می تواند بر کارکنان، مشتریان و هزینه های برنامه ریزی شده تأثیر بگذارد. ما از یک گردش کار سازمان یافته برای ادامه پروژه ها استفاده می کنیم: 1. درخواست را بررسی می کنیم و هدف اصلی را تأیید می کنیم. 2. اطلاعات مورد نیاز و چالش های احتمالی را شناسایی می کنیم. 3. ما در مورد محدوده، برنامه زمانی و نتیجه مورد انتظار توافق داریم. 4. کار را طبق برنامه مصوب به اتمام می رسانیم. 5. ما نتیجه را بررسی می کنیم و تنظیمات منطقی را انجام می دهیم. 6. ما فایل ها، اطلاعات یا مراحل بعدی مورد نیاز تیم شما را ارائه می کنیم. این ساختار بدون اضافه کردن جلسات غیر ضروری، دید واضح تری از پروژه به شما می دهد. توجه به کیفیت و قابلیت استفاده اگر استفاده از آن دشوار باشد، نگهداری آن سخت باشد یا برای مشتری نامشخص باشد، نتیجه می تواند خوب به نظر برسد و همچنان مشکلاتی ایجاد کند. من به نتیجه نهایی از منظر عملی نگاه می کنم: - آیا تیم شما می تواند بدون تمرین طولانی از آن استفاده کند؟ - آیا مشتریان می توانند آن را به سرعت درک کنند؟ - آیا می توان به روز رسانی ها را بدون بازسازی کل فرآیند انجام داد؟ - آیا با برند و سبک کاری شما مطابقت دارد؟ - آیا بررسی جزئیات کلیدی آسان است؟ این سؤالات به ما کمک می کند تا کاری بسازیم که نیازهای روزانه کسب و کار را پشتیبانی کند، نه فقط یک ارائه کوتاه. ** قیمت گذاری که درک آن آسان تر است ** قیمت گذاری نامشخص می تواند برنامه ریزی را دشوار کند. ما توضیح می‌دهیم که شامل چه مواردی می‌شود، چه مواردی ممکن است به کار اضافی نیاز داشته باشد، و کدام انتخاب‌ها می‌توانند بر هزینه کل تأثیر بگذارند. اطلاعاتی دریافت می کنید که به شما کمک می کند گزینه ها را بر اساس نیازهای واقعی خود مقایسه کنید. اگر راه حل ساده تری بتواند به هدف برسد، آن گزینه را توضیح خواهیم داد. اگر پروژه ای نیاز به آماده سازی بیشتری داشته باشد، قبل از شروع کار دلیل آن را بیان می کنیم. این به تیم شما کنترل بیشتری بر تصمیم می دهد. پشتیبانی پس از تحویل برخی از سوالات فقط پس از استفاده از پروژه ظاهر می شوند. یکی از اعضای تیم ممکن است برای یک به‌روزرسانی کوچک به کمک نیاز داشته باشد. پاسخ مشتری ممکن است تغییری را پیشنهاد کند. کسب و کار شما نیز ممکن است فراتر از طرح اولیه رشد کند. ما ارتباط را پس از تحویل باز نگه می داریم تا بتوانید مرحله بعدی را درک کنید. پشتیبانی ممکن است شامل راهنمایی استفاده، تنظیمات در محدوده مورد توافق، یا پیشنهاداتی برای بهبودهای آینده باشد. یک شراکت حرفه ای نباید با انتقال پرونده یا یک کار تکمیل شده خاتمه یابد. این باید تیم شما را با یک راه روشن برای حرکت رو به جلو باز کند. یک مثال عملی شرکتی را تصور کنید که درخواست های مشتریان را از طریق ایمیل، رسانه های اجتماعی و تماس های تلفنی دریافت می کند. تیم بخشی از هر روز را صرف بررسی کانال های مختلف و کپی کردن اطلاعات در اسناد جداگانه می کند. ما با بررسی روند فعلی شروع می کنیم. سپس وظایف مکرر، اطلاعات از دست رفته و نقاطی که درخواست‌ها با تأخیر مواجه می‌شوند را شناسایی می‌کنیم. گردش کار جدید می‌تواند جزئیات کلیدی را در یک سیستم مشترک بیاورد، مشخص کند چه کسی هر درخواست را مدیریت می‌کند و یک فرآیند وضعیت ساده ایجاد کند. ارزش از کاهش سردرگمی و دادن برنامه روزانه واضح تر به تیم ناشی می شود. این در مورد افزودن ابزارهای بیشتر نیست. این در مورد کمک به مردم برای استفاده از ابزارهایی است که قبلاً نیاز دارند با اصطکاک کمتر. حرفه ای ها زمانی ما را انتخاب می کنند که شریکی را بخواهند که گوش دهد، کار را به وضوح توضیح دهد و به روش کار آنها احترام بگذارد. ما ساختاری را برای فرآیند ایجاد می کنیم، ارتباطات را باز نگه می داریم و بر نتایجی تمرکز می کنیم که پس از تحویل مفید هستند. هنگامی که انتظارات روشن باشد و کار با دقت انجام شود، مدیریت پروژه برای همه افراد درگیر آسان تر می شود. ما از سوالات شما استقبال می کنیم: hbfmkj@fengmingsmart.cn/WhatsApp +8613510239313.

1. توماس اچ داونپورت 1993 کار مهندسی مجدد نوآوری فرآیند از طریق فناوری اطلاعات 2. جیمز پی ووماک و دانیل تی جونز 1996 تفکر ناب ضایعات را دور می‌کند و در شرکت شما ایجاد ثروت می‌کند. 2000 مدلی برای انواع و سطوح تعامل انسان با اتوماسیون 5. John P Kotter 1996 Leading Change 6. International Organization for Standardization 2020 Ergonomics of Human-System Interaction Part 110 Interaction Principles